Инструкция по использованию СКУД Бюро Пропусков

Для регистрации на сервисе в качестве администратора объекта и подключения своего объекта перейдите в пункт меню “Регистрация”, заполните все поля в форме регистрации и Вам будет предоставлен доступ к Сервису.

После регистрации необходимо перейти в раздел "Профиль" и заполнить все сведения об объекте, в первую очередь помеченные здвёздочкой. Это необходимо для корректной работы Сервиса.

Для начала работы необходимо зарегистрировать пользователей помещений и контролёров-охранников и выдать им логин-пароль для доступа в личный кабинет.
После этого, при входе в личный кабинет на сайте buro-propuskov.ru, пользователи и контролёры получают доступ к функционалу Сервиса и могут выдавать, получать пропуски и прочее.

Рекомендации по организации процесса:
Для наиболее удобного режима использования Сервиса на активно посещаемом объекте (например, бизнес-центр) мы рекомендуем использовать многоразовые пронумерованные пропуски.
Их следует выдавать посетителям при входе и собирать при выходе с объекта. Это позволит охраннику на выходе оперативно идентифицировать посетителя через функцию поиска по номеру пропуска и активировать кнопку "Выпустить", зафиксировав в системе время выходя посетителя.
Такие пропуски могут быть изготовлены в полиграфической компании напечатанными на пластике, либо, при возможности, изготовлены самостоятельно, например, из ламинированного картона.

После регистрации и получения доступа к личному кабинету, администратору объекта необходимо зарегистрировать пользователей - заказчиков пропусков (собственников помещений или арендаторов), которые будут выписывать пропуски на ожидаемых посетителей (в том числе автотранспорт и внос/вынос ТМЦ).

Для этого необходимо перейти в пункт меню “Пользователи” и нажать кнопку “добавить пользователя”, затем ввести регистрационные данные нового пользователя. С этими данными новый пользователь сможет войти на Сервис и заказывать пропуски для своих посетителей.

Рекомендации.

Для удобства дальнейшей работы контролеров с пропусками, мы рекомендуем давать название всем пользователям на Вашем объекте в едином формате. Не логин, а, именно, название. Например, "квартира 101" или "123, Ромашка", где 123 это номер помещения и Ромашка - пользователь (арендатор) этого помещения.

После регистрации и получения доступа к личному кабинету, администратору объекта необходимо зарегистрировать контролера (или контролеров, количество неограничено), которые будут получать заказанные пользователями пропуски и допускать посетителей на объект.
Для регистрации контролера необходимо перейти в пункт меню “Контролеры” и нажать кнопку “добавить контролера”, затем ввести регистрационные данные нового контролера.
С этими данными новый контролер сможет войти на Сервис и получать заказанные пропуски для посетителей, вносить их данные, фиксировать время посещения и прочее.

В зависимости от типа объекта и организации пропускного режима, Администратор может настроить отправку запроса на разрешение допуска на объект посетителю (автотранспорту, или ТМЦ), на которого заказан пропуск.

Это означает, что, при включенной функции запроса разрешения у Администратора, заказанный пропуск отображается в рабочем поле на пункте охраны со значком "Ожидает разрешения". После выдачи Администратором разрешения на допуск в своем личном кабинете (путем активизации кнопки "Выдать разрешение"), на пункте охраны активизируется кнопка "Впустить".

Эту функцию можно использовать как на все, так и на избранные типы пропусков. Например, допуск посетителей и автотранспорта можно оставить в свободном порядке, а на внос/вынос ТМЦ оставить возможность Администратору разрешать доступ.

Настройка функции происходит Меню "Профиль" в личном кабинете Администратора. Необходимо поставить галочку в поле соответствующего типа пропуска, на который необходимо запрашивать разрешение Администратора.

При первичной регистрации сервиса на баланс Администратора предоставляется начальная сумма 500 рублей, достаточная для использования Сервиса в течение 10 дней при количестве подключенных пользователей (арендаторов, эмитентов пропусков) до 10.

Оплата за пользование Сервисом происходит путем ежедневного списания части средств с баланса в соответствии с тарифом.
Тариф зависит от количества подключенных пользователей. При изменении числа подключенных пользователей тариф изменяется автоматически.

Тарифы:

• до 20 пользователей - 4 рубля в день на одного пользователя-заказчика пропусков.
• 20-100 пользователей - 3 рубля в день на одного пользователя-заказчика пропусков.
• более 100 пользователей - 2 рубля в день на одного пользователя-заказчика пропусков.

Средства списываются с баланса объекта в ежедневном режиме в соответствии с количеством пользователей - заказчиков пропусков.

При израсходовании всех средств на балансе, доступ к функции оформления пропусков всех пользователей на объекте приостанавливается до пополнения баланса.

Доступ к архивным данным ранее оформленных пропусков, при обнулении баланса, сохраняется.
При использовании ПРОМОКОДА от наших партнеров администратору объекта предоставляется 50% скидка на первое пополнение баланса (то есть при платеже в 100 рублей на баланс будет зачислено 200 рублей).
Величина первого платежа со скидкой ограничена суммой 100 000 рублей.

Средства для оплаты списываются с баланса объекта в ежедневном режиме в соответствии с тарифом в зависимости от количества пользователей - заказчиков пропусков.
Для пополнения баланса, Администратору необходимо пройти в пункт меню “Баланс”, в котором отображается текущий баланс, нажать кнопку “пополнить баланс” и завершить процесс оплаты в соответствии с предлагаемой процедурой.
При использовании ПРОМОКОДА от наших партнеров администратору объекта предоставляется 50% скидка на первое пополнение баланса (то есть при платеже в 100 рублей на баланс будет зачислено 200 рублей). Величина первого платежа со скидкой ограничена суммой 100 000 рублей.
При израсходовании всех средств на балансе, доступ к функции оформления пропусков всех пользователей на объекте приостанавливается до пополнения баланса.
Доступ к архивным данным ранее оформленных пропусков, при обнулении баланса, сохраняется.

Система предусматривает возможность Администратору выдавать Пользователю (арендатору, например) разрешение на внос/вынос ТМЦ на охраняемую территорию, когда по организационным причинам это необходимо.

Для удобства использования Системы на коммерческих объектах (например, в бизнес-центрах) мы рекомендуем изготовить в свободной форме многоразовые пронумерованные пропуски и выдавать их при входе посетителям.
На выходе такой пропуск возвращается контролёру и он по номеру пропуска легко находит в Системе пропуск посетителя и ставит отметку о выходе с автоматической фиксацией времени выхода.

Для использования Системы в многоквартирных домах физические пронумерованные пропуски, также, могут быть применены.
Однако, ввиду небольшого трафика посетителей, выходящие посетители могут быть идентифицированы контролёром по памяти, либо по запросу номера квартиры.

Необходимо получить у Администратора объекта логин-пароль к личному кабинету Сервиса и войти под ними в Систему (пункт меню “вход”) на сайте buro-propuskov.ru.

Для начала работы необходимо войти в личный кабинет на сайте buro-propuskov.ru.

Для просмотра заказанных пропусков необходимо пройти в пункт меню “Пропуски” и выбрать тип пропуска в выпадающем окне (на посетителя, автотранспорт внос/вынос ТМЦ). В открывшемся окне будут показаны все пропуски, заказанные на на текущую дату. Обратите внимание, что в списке пропусков выводятся ТОЛЬКО пропуски данного типа и для выведения на экран пропусков другого типа необходимо поменять тип пропуска.

Список пропусков изменяется автоматически по мере добавления пропусков пользователями Системы. Обновлять окно браузера нет необходимости.

Для удобства можно использовать форму поиска, позволяющую находить заказанный пропуск в общей базе по любому из параметров: ФИО посетителя, имя Пользователя (заказчика пропусков).

Система позволяет Контролёру вносить отметки на пропуски в соответствии с организационными требованиями Администратора - паспортные данные посетителя, данные о времени посещения и выхода с территории.

Эти отметки являются необязательными для работы Системы, носят дополнительный информативный характер и введены для удобства пользования Системы.
Система в архиве сохраняет пропуски со всеми отметками Пользователей и Контролеров, вне зависимости от заполненности данных граф.

Но Сервис рекомендует заполнять все данные о пропусках полностью, чтобы, в случае возникновения нештатных ситуаций, можно было восстановить данные о посещении режимного объекта.

Также, для удобства использования Системы на коммерческих объектах (например, в бизнес-центрах) мы рекомендуем изготовить в свободной форме многоразовые пронумерованные пропуски и выдавать их при входе посетителям.
При входе на объект номер выдаваемого многоразового пропуска вводится в числе прочих данных посетителя (номер документа, ФИО и пр.).
На выходе такой пропуск возвращается контролеру и он по номеру пропуска легко находит в Системе пропуск посетителя и ставит отметку о выходе с автоматической фиксацией времени выхода.

При посещении объекта посетителем, на которого заказан пропуск, контролёру необходимо ввести недостающие паспортные данные посетителя (либо данные другого документа, удостоверяющего личность) и нажать кнопку “Впустить”.
Время нажатия кнопки “впустить” сохранится в Системе как время входа посетителя.

При покидании посетителем периметра охраняемого объекта, контролёр с помощью инструмента поиска находит пропуск выходящего посетителя (например, по номеру пропуска, или по запросу номера помещения, если физические пропуски на объекте не используются) и нажимает кнопку “выпустить”.